Sempre que duas ou mais pessoas trocam mensagens, elas estão se engajando no processo básico de comunicação. Parece simples, não é? No entanto, o processo de comunicação é bastante complexo. Não só tem vários componentes, mas a clareza e o contexto da mensagem podem ser influenciados positivamente ou negativamente por vários fatores.
É importante compreender o processo de comunicação para poder comunicar-se com eficácia e evitar interpretações erradas. Neste artigo, examinaremos os componentes da comunicação e o modelo do processo de comunicação. Em seguida, exploraremos as abordagens e processos de comunicação organizacional. Finalmente, discutiremos o processo de comunicação por email.
Índice
A comunicação é um processo de troca de mensagens verbais e não verbais. Podemos identificar a comunicação definindo seus componentes da seguinte forma:
Contexto é o ambiente no qual a comunicação ocorre e inclui a organização, a cultura e a comunidade. Além disso, estímulos externos, como reuniões, conversas casuais, e-mails, memorandos, etc. e estímulos internos, como opiniões e emoções, influenciam o contexto. Somente quando consideramos todos os aspectos do contexto, podemos nos comunicar com eficácia.
O remetente usa uma combinação de palavras, símbolos, gráficos e imagens para se comunicar. O falante é o codificador na comunicação oral e o escritor é o codificador na comunicação escrita.
As informações trocadas entre o remetente e o destinatário criam uma mensagem, seja intencional ou não. O remetente da mensagem deve considerar o contexto para que a mensagem seja compreensível. Além disso, a mensagem deve conter linguagem clara, com quaisquer definições, exemplos ou gráficos necessários para assegurar a compreensão.
O meio - o canal pelo qual a mensagem é enviada - pode ser eletrônico, sonoro ou impresso. A escolha de um meio é influenciada por:
Use um meio oral quando sua mensagem for urgente, pessoal ou quando um feedback imediato for desejado. Use um meio escrito quando for técnico, formal ou precisar ser documentado.
O ouvinte ou leitor de comunicação interpreta a mensagem. O receptor é influenciado pelo contexto, bem como por estímulos externos e internos. Se o receptor tiver opiniões tendenciosas ou equívocos, a mensagem pode não ser recebida corretamente. Atitude e personalidade também influenciam o receptor.
O feedback é a resposta do receptor - sua reação à comunicação. O silêncio pode ser uma forma de feedback, ou o receptor pode responder oralmente ou por escrito. O feedback é usado para confirmar que a mensagem foi compreendida e que qualquer ação necessária foi executada.
Todos os componentes devem trabalhar juntos de forma eficaz para que o processo de comunicação seja completo e transmita a mensagem pretendida.
O processo de comunicação se refere à troca de informações (uma mensagem) entre duas ou mais pessoas. Para que essa troca seja bem-sucedida, ambas as partes devem ter a capacidade de trocar informações e se entender. A comunicação falha se o fluxo de informações é bloqueado por algum motivo ou se aqueles que tentam se comunicar não conseguem se fazer entender. Para compreender exatamente o que é comunicação - seu propósito e valor - devemos entender o modelo do processo de comunicação.
Passo 1 Defina seus objetivos antes de se comunicar ou começar a transmitir uma mensagem.
Passo 2 Identifique os receptores (o público-alvo) de sua comunicação.
Etapa 3 Escolha seu método de comunicação.
Passo 4 Considere seu (s) receptor (es).
Etapa 5 Adapte sua comunicação ao feedback recebido.
O processo de comunicação pode ser afetado pela forma como as informações são transmitidas, recebidas e interpretadas de duas maneiras:
O modelo do processo de comunicação nos ajuda a definir quem está envolvido na comunicação e o que deve ocorrer. É uma estrutura sobre a qual podemos construir uma comunicação individual e organizacional bem-sucedida.
Embora existam muitas definições de comunicação organizacional, para nossos propósitos definiremos comunicação organizacional como o envio e recebimento de mensagens em um determinado ambiente ou ambiente (organização) para atingir objetivos comuns e individuais entre pessoas inter-relacionadas.
O processo de comunicação organizacional envolve o envio e recebimento de mensagens por escrito (não verbalmente) ou pessoalmente (verbalmente). Grande parte da comunicação organizacional envolve a transmissão de informações. No entanto, uma comunicação mais complexa, como a resolução de conflitos, requer a capacidade de processar o significado e negociar usando as regras da organização.
Quer a comunicação seja considerada simples ou mais complexa, para que o entendimento ocorra, a mensagem deve ser clara, concisa e evitar a linguagem da marginalização política ou cultural. As organizações devem modelar habilidades de comunicação eficazes em:
A comunicação organizacional é contextual e culturalmente dependente, pois as pessoas transmitem mensagens e informações por escrito, eletronicamente e cara a cara. A natureza e a função (contexto) da organização afetam a comunicação. Além disso, cada organização tem sua própria cultura única. Para que a comunicação seja bem-sucedida dentro da organização, o contexto e a cultura devem coincidir e funcionar juntos.
A comunicação organizacional constrói relacionamentos internamente com os membros da organização e com o público externo. O sucesso de uma organização depende da capacidade de seus membros de se comunicarem com eficácia. Os funcionários precisam ter habilidade em apresentação pública, escuta e comunicação interpessoal para se comunicarem com sucesso em uma organização. Uma organização de sucesso fornecerá treinamento para garantir o sucesso de seus funcionários.
A comunicação organizacional beneficia as organizações de várias maneiras:
É importante compreender as abordagens e processos de comunicação organizacional para desenvolver e refinar a comunicação dos funcionários. Cada organização deve definir sua própria abordagem para uma comunicação eficaz, definindo os processos que serão implementados para aprimorar a comunicação interna e externa.
As organizações devem ter comunicadores competentes para operações diárias bem-sucedidas. Do site da empresa, por meio do manual do funcionário, a uma entrevista de demissão, todos os aspectos da comunicação em uma organização devem trabalhar juntos para comunicar a intenção, cultura e compromissos da organização para o pessoal interno e externo.
O e-mail é a escolha que muitos fazem como meio pelo qual enviar uma mensagem. Embora seja rápido e relativamente fácil de usar, deve-se ter certeza de que eles entendem o processo e a finalidade da comunicação por email para usá-la de forma eficaz.
Existem cinco componentes de comunicação por email:
# 1 O Remetente
A comunicação de e-mail bem-sucedida exige que o remetente (também chamado de fonte ou comunicador) codifique a mensagem com uma combinação de gráficos, símbolos, palavras e imagens para obter a resposta desejada.
# 2 O receptor
O destinatário (intérprete) compreende a mensagem de e-mail do remetente, decodificando e interpretando-a.
# 3 A Mensagem
A mensagem ou o conteúdo do e-mail são as informações que o remetente deseja transmitir ao destinatário.
# 4 O Meio
O meio, também chamado de canal, é o meio escolhido para transmitir a mensagem. Com o e-mail, o meio é o computador ou telefone celular.
# 5 Feedback
Uma vez que o e-mail tenha sido transmitido, recebido e compreendido com sucesso, qualquer resposta que indique compreensão do destinatário - seja verbal ou escrita - é considerada feedback. O feedback nos ajuda a determinar se cumprimos nosso propósito.
O e-mail facilita a comunicação com outras pessoas a qualquer hora e lugar, especialmente com o advento do smartphone. Além disso, o receptor tem a capacidade de responder imediatamente. No entanto, junto com os benefícios desse método de comunicação, surgem alguns problemas. Devemos lembrar que o e-mail é uma ferramenta de comunicação e não permite que ele direcione nossas ações, mas sim para cumprir nossos objetivos de comunicação. Para fazer isso:
As pessoas esperam que a comunicação por email seja direta e direta. As primeiras linhas devem transmitir a intenção do seu e-mail e informar ao destinatário se houver uma resposta, se necessário, pois muitos sistemas permitem que o destinatário leia o início de um e-mail antes de abri-lo.
A comunicação por e-mail desempenha um papel significativo na vida profissional diária, enriquecendo e facilitando os negócios com a capacidade de trocar informações independentemente do local e do horário. No entanto, os funcionários costumam reclamar do grande volume de e-mails que recebem e sobre os quais devem agir. Além disso, a capacidade de usar o e-mail a qualquer momento significa que os funcionários frequentemente têm tempo fora do trabalho interrompido por e-mails organizacionais. Os funcionários precisam de um senso de controle pessoal para evitar o estresse relacionado ao trabalho e isso se estende à capacidade de receber e responder e-mails se e quando apropriado.
A comunicação é um processo de transmissão e recepção de mensagens, verbais e não verbais. Uma vez que a comunicação eficaz é um diálogo e não um monólogo, ela só será eficaz se trouxer a resposta desejada do receptor. Para ser um comunicador de sucesso, deve-se transmitir informações, pensamentos e sentimentos de forma adequada de forma a motivar, ensinar e informar os outros. Deve-se escolher o melhor meio, conhecer o destinatário e usar o feedback para monitorar a eficácia da comunicação e modificá-la de acordo. Usar as informações e ferramentas neste artigo pode ajudar a compreender e usar o processo de comunicação para ser um comunicador eficaz.