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O que são etapas e modelo do processo de comunicação?

What is Communication Process Steps & Model

Sempre que duas ou mais pessoas trocam mensagens, elas estão se engajando no processo básico de comunicação. Parece simples, não é? No entanto, o processo de comunicação é bastante complexo. Não só tem vários componentes, mas a clareza e o contexto da mensagem podem ser influenciados positivamente ou negativamente por vários fatores.


É importante compreender o processo de comunicação para poder comunicar-se com eficácia e evitar interpretações erradas. Neste artigo, examinaremos os componentes da comunicação e o modelo do processo de comunicação. Em seguida, exploraremos as abordagens e processos de comunicação organizacional. Finalmente, discutiremos o processo de comunicação por email.

Índice


  • 1 Componentes de Comunicação
    • 1.1 Contexto
    • 1.2 Remetente / Codificador
    • 1.3 Mensagem
    • 1.4 Médio
    • 1.5 Receptor (decodificador)
    • 1.6 Feedback
  • 2 Modelo de Processo de Comunicação
    • 2.1 Cinco etapas básicas no modelo de processo de comunicação
  • 3 abordagens e processos de comunicação organizacional
    • 3.1 Processo de comunicação por email
    • 3.2 Mantenha seu e-mail conciso
  • 4. Conclusão
    • 4.1 Postagens Relacionadas

Componentes de Comunicação

A comunicação é um processo de troca de mensagens verbais e não verbais. Podemos identificar a comunicação definindo seus componentes da seguinte forma:

Contexto

Contexto é o ambiente no qual a comunicação ocorre e inclui a organização, a cultura e a comunidade. Além disso, estímulos externos, como reuniões, conversas casuais, e-mails, memorandos, etc. e estímulos internos, como opiniões e emoções, influenciam o contexto. Somente quando consideramos todos os aspectos do contexto, podemos nos comunicar com eficácia.


Remetente / Codificador

O remetente usa uma combinação de palavras, símbolos, gráficos e imagens para se comunicar. O falante é o codificador na comunicação oral e o escritor é o codificador na comunicação escrita.



mensagem

As informações trocadas entre o remetente e o destinatário criam uma mensagem, seja intencional ou não. O remetente da mensagem deve considerar o contexto para que a mensagem seja compreensível. Além disso, a mensagem deve conter linguagem clara, com quaisquer definições, exemplos ou gráficos necessários para assegurar a compreensão.


Médio

O meio - o canal pelo qual a mensagem é enviada - pode ser eletrônico, sonoro ou impresso. A escolha de um meio é influenciada por:

  • A relação entre o remetente e o destinatário
  • A natureza da mensagem

Use um meio oral quando sua mensagem for urgente, pessoal ou quando um feedback imediato for desejado. Use um meio escrito quando for técnico, formal ou precisar ser documentado.


Receptor (decodificador)

O ouvinte ou leitor de comunicação interpreta a mensagem. O receptor é influenciado pelo contexto, bem como por estímulos externos e internos. Se o receptor tiver opiniões tendenciosas ou equívocos, a mensagem pode não ser recebida corretamente. Atitude e personalidade também influenciam o receptor.

Comentários

O feedback é a resposta do receptor - sua reação à comunicação. O silêncio pode ser uma forma de feedback, ou o receptor pode responder oralmente ou por escrito. O feedback é usado para confirmar que a mensagem foi compreendida e que qualquer ação necessária foi executada.


Todos os componentes devem trabalhar juntos de forma eficaz para que o processo de comunicação seja completo e transmita a mensagem pretendida.

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Modelo de Processo de Comunicação

Communication Process Model


O processo de comunicação se refere à troca de informações (uma mensagem) entre duas ou mais pessoas. Para que essa troca seja bem-sucedida, ambas as partes devem ter a capacidade de trocar informações e se entender. A comunicação falha se o fluxo de informações é bloqueado por algum motivo ou se aqueles que tentam se comunicar não conseguem se fazer entender. Para compreender exatamente o que é comunicação - seu propósito e valor - devemos entender o modelo do processo de comunicação.

Cinco etapas básicas no modelo de processo de comunicação

Passo 1 Defina seus objetivos antes de se comunicar ou começar a transmitir uma mensagem.

  • Qual é / são o (s) objetivo (s)?
  • Que ação você deseja que a pessoa que recebe a mensagem execute, depois de entender a mensagem?
  • Por que a mensagem é importante?

Passo 2 Identifique os receptores (o público-alvo) de sua comunicação.

  • Torna possível personalizar sua mensagem para um melhor entendimento.
  • Permite que você direcione aqueles apropriados para receber sua mensagem.

Etapa 3 Escolha seu método de comunicação.

  • Baseie sua escolha no que você está tentando alcançar.
  • Considere o nível de habilidade do (s) receptor (es).
  • Escolha um formulário adequado, ou seja, telefone, e-mail, apresentação em PowerPoint, etc.

Passo 4 Considere seu (s) receptor (es).

  • Nível de competência e compreensão do (s) seu (s) receptor (es).
  • Como eles aprendem e recebem melhor as informações, ou seja, visualmente, verbalmente, etc.
  • Combine métodos de comunicação para atender às necessidades de todos os destinatários, ou seja, apostilas com explicações verbais.

Etapa 5 Adapte sua comunicação ao feedback recebido.

  • Procure um consenso de compreensão
  • Altere sua mensagem, tipo de comunicação, estilo, tom, etc. conforme o feedback é recebido.

O processo de comunicação pode ser afetado pela forma como as informações são transmitidas, recebidas e interpretadas de duas maneiras:

  • Barulho. Qualquer tipo de interferência que afete a mensagem enviada, recebida ou compreendida.
  • Ruído fisiológico. Distração causada por como pensamos e sentimos, ou seja, fadiga, dores de cabeça, fome ou outros fatores.
  • Ruído Físico. Interferência ambiental, como ruído feito por outras pessoas, multidões, temperaturas altas ou baixas e iluminação forte ou fraca.
  • Ruído psicológico. O sentimento e a personalidade afetam a eficácia da comunicação e da interpretação, ou seja, sentimentos defensivos, preocupação ou preconceito.
  • Ruído Semântico. As palavras devem ser entendidas mutuamente para que a comunicação ocorra. Linguagem técnica ou jargão podem causar confusão.
  • Contexto. O ambiente e a situação - física, cultural ou social - em que a comunicação ocorre podem impactar o sucesso da troca de informações.

O modelo do processo de comunicação nos ajuda a definir quem está envolvido na comunicação e o que deve ocorrer. É uma estrutura sobre a qual podemos construir uma comunicação individual e organizacional bem-sucedida.

Abordagens e processos de comunicação organizacional

Organizational Communication Approaches and Processes

Embora existam muitas definições de comunicação organizacional, para nossos propósitos definiremos comunicação organizacional como o envio e recebimento de mensagens em um determinado ambiente ou ambiente (organização) para atingir objetivos comuns e individuais entre pessoas inter-relacionadas.

O processo de comunicação organizacional envolve o envio e recebimento de mensagens por escrito (não verbalmente) ou pessoalmente (verbalmente). Grande parte da comunicação organizacional envolve a transmissão de informações. No entanto, uma comunicação mais complexa, como a resolução de conflitos, requer a capacidade de processar o significado e negociar usando as regras da organização.

Quer a comunicação seja considerada simples ou mais complexa, para que o entendimento ocorra, a mensagem deve ser clara, concisa e evitar a linguagem da marginalização política ou cultural. As organizações devem modelar habilidades de comunicação eficazes em:

  • Entrevistando
  • Criar relações de trabalho positivas
  • Avaliações de desempenho
  • Resolução de conflitos
  • Tomando uma decisão
  • Gerenciamento de estresse
  • Socialização Organizacional
  • Apresentações individuais e em grupo
  • Comunicação com públicos externos

A comunicação organizacional é contextual e culturalmente dependente, pois as pessoas transmitem mensagens e informações por escrito, eletronicamente e cara a cara. A natureza e a função (contexto) da organização afetam a comunicação. Além disso, cada organização tem sua própria cultura única. Para que a comunicação seja bem-sucedida dentro da organização, o contexto e a cultura devem coincidir e funcionar juntos.

A comunicação organizacional constrói relacionamentos internamente com os membros da organização e com o público externo. O sucesso de uma organização depende da capacidade de seus membros de se comunicarem com eficácia. Os funcionários precisam ter habilidade em apresentação pública, escuta e comunicação interpessoal para se comunicarem com sucesso em uma organização. Uma organização de sucesso fornecerá treinamento para garantir o sucesso de seus funcionários.

A comunicação organizacional beneficia as organizações de várias maneiras:

  • Aclimatar o pessoal às mudanças
  • Concluir tarefas de procedimentos, políticas e regulamentos que dão suporte a operações diárias contínuas
  • Realizar tarefas relacionadas a funções e responsabilidades específicas de vendas, serviços e produção
  • Desenvolver relacionamentos para uma comunicação bem-sucedida, considerando a satisfação no trabalho, o moral e as atitudes individuais
  • Planejamento, coordenação e controle de operações de gerenciamento

É importante compreender as abordagens e processos de comunicação organizacional para desenvolver e refinar a comunicação dos funcionários. Cada organização deve definir sua própria abordagem para uma comunicação eficaz, definindo os processos que serão implementados para aprimorar a comunicação interna e externa.

As organizações devem ter comunicadores competentes para operações diárias bem-sucedidas. Do site da empresa, por meio do manual do funcionário, a uma entrevista de demissão, todos os aspectos da comunicação em uma organização devem trabalhar juntos para comunicar a intenção, cultura e compromissos da organização para o pessoal interno e externo.

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Processo de comunicação por email

O e-mail é a escolha que muitos fazem como meio pelo qual enviar uma mensagem. Embora seja rápido e relativamente fácil de usar, deve-se ter certeza de que eles entendem o processo e a finalidade da comunicação por email para usá-la de forma eficaz.

Existem cinco componentes de comunicação por email:

# 1 O Remetente

A comunicação de e-mail bem-sucedida exige que o remetente (também chamado de fonte ou comunicador) codifique a mensagem com uma combinação de gráficos, símbolos, palavras e imagens para obter a resposta desejada.

# 2 O receptor

O destinatário (intérprete) compreende a mensagem de e-mail do remetente, decodificando e interpretando-a.

# 3 A Mensagem

A mensagem ou o conteúdo do e-mail são as informações que o remetente deseja transmitir ao destinatário.

# 4 O Meio

O meio, também chamado de canal, é o meio escolhido para transmitir a mensagem. Com o e-mail, o meio é o computador ou telefone celular.

# 5 Feedback

Uma vez que o e-mail tenha sido transmitido, recebido e compreendido com sucesso, qualquer resposta que indique compreensão do destinatário - seja verbal ou escrita - é considerada feedback. O feedback nos ajuda a determinar se cumprimos nosso propósito.

O e-mail facilita a comunicação com outras pessoas a qualquer hora e lugar, especialmente com o advento do smartphone. Além disso, o receptor tem a capacidade de responder imediatamente. No entanto, junto com os benefícios desse método de comunicação, surgem alguns problemas. Devemos lembrar que o e-mail é uma ferramenta de comunicação e não permite que ele direcione nossas ações, mas sim para cumprir nossos objetivos de comunicação. Para fazer isso:

Mantenha seu e-mail conciso

As pessoas esperam que a comunicação por email seja direta e direta. As primeiras linhas devem transmitir a intenção do seu e-mail e informar ao destinatário se houver uma resposta, se necessário, pois muitos sistemas permitem que o destinatário leia o início de um e-mail antes de abri-lo.

  • Seja profissional. Não importa para quem seu e-mail é endereçado - seu chefe, o gerente de contratação ou um colega de trabalho - seu conteúdo deve ser profissional em seu conteúdo e composição. Não use linguagem de mensagens de texto, rostos sorridentes, fontes confusas ou gráficos que não façam parte da conversa. Isso diminui a probabilidade de seu conteúdo ser lido e levado a sério.
  • Seja educado. Nunca comece seu e-mail com um comando, mas sim com uma saudação, como “Olá” e o nome do destinatário. Evite usar letras maiúsculas ou pontos de exclamação, pois isso significa gritaria. Feche seu e-mail com um “Obrigado”, seguido de seu nome.
  • Não deixe que o e-mail substitua a comunicação face a face. Algumas conversas funcionam melhor pessoalmente. Não use e-mail para evitar a comunicação face a face. Se o e-mail não for a melhor opção para comunicação, escolha um método alternativo. Para ser eficaz, a comunicação por email deve ser clara, concisa e compreensível. O seguinte processo de comunicação por email ajuda a garantir que seu email seja uma ferramenta de comunicação eficaz.
  • Defina a finalidade do seu e-mail. Isso o ajudará a decidir se você deve ao menos se preocupar em enviar a mensagem. Certifique-se de que seu propósito esteja claramente declarado no primeiro parágrafo.
  • Determine a ação que você deseja que o destinatário do e-mail execute
  • Conclua uma tarefa, ou seja, ligue para alguém ou peça algo.
  • Responda com as informações solicitadas.
  • Leia o email, sem necessidade de resposta.
  • Decida se você precisa de informações de suporte. Identifique e anexe toda e qualquer documentação ou informação de suporte.
  • Use a linha de assunto para resumir a intenção de sua mensagem. Complete a linha de assunto após escrever o e-mail. Certifique-se de que o conteúdo da sua mensagem seja resumido, pois isso incentiva o receptor a abrir e responder à sua mensagem.

A comunicação por e-mail desempenha um papel significativo na vida profissional diária, enriquecendo e facilitando os negócios com a capacidade de trocar informações independentemente do local e do horário. No entanto, os funcionários costumam reclamar do grande volume de e-mails que recebem e sobre os quais devem agir. Além disso, a capacidade de usar o e-mail a qualquer momento significa que os funcionários frequentemente têm tempo fora do trabalho interrompido por e-mails organizacionais. Os funcionários precisam de um senso de controle pessoal para evitar o estresse relacionado ao trabalho e isso se estende à capacidade de receber e responder e-mails se e quando apropriado.

Conclusão

A comunicação é um processo de transmissão e recepção de mensagens, verbais e não verbais. Uma vez que a comunicação eficaz é um diálogo e não um monólogo, ela só será eficaz se trouxer a resposta desejada do receptor. Para ser um comunicador de sucesso, deve-se transmitir informações, pensamentos e sentimentos de forma adequada de forma a motivar, ensinar e informar os outros. Deve-se escolher o melhor meio, conhecer o destinatário e usar o feedback para monitorar a eficácia da comunicação e modificá-la de acordo. Usar as informações e ferramentas neste artigo pode ajudar a compreender e usar o processo de comunicação para ser um comunicador eficaz.